Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası
1. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ VE POLİTİKA KAPSAMI
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (kısaca “POLİTİKA” olarak anılacaktır), Veri sorumlusu sıfatını taşıyan Mülk Kurumsal Gayrimenkul Değerleme ve Danışmanlık A.Ş (kısaca “MÜLK DEĞERLEME” olarak anılacaktır) tarafından gerçekleştirilmekte olan veri saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
İşbu POLİTİKA, MÜLK DEĞERLEME tarafından ilgili kişilere ait kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. (KVKK) ve ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesi, saklanması ve “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” hükümleri kapsamında periyodik olarak imha edilmesi faaliyetlerine ilişkin bilgi ve prosedürleri içermektedir.
2. TANIMLAR
| Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri |
| Veri Sahibi / İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
| Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi |
| Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi |
| Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
| Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale gelmesi |
| Kişisel Verilerin Silinmesi | Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi |
| Kişisel Verilerin Yok Edilmesi | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi |
| İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi |
| Alıcı Grubu | Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi. |
| Kayıt Ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
| Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
| Kurum | Kişisel Verileri Koruma Kurumu |
| Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
| Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |
3. VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNİN HUKUKİ GEREKÇELERİ
MÜLK DEĞERLEME iş faaliyetleri kapsamında veri işleme faaliyetlerinin yasal çerçevesi, alttaki listede belirtilen kanun ve yasal düzenlemelere dayanmaktadır.
- 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
- 3194 Sayılı İmar Kanunu
- 5543 Sayılı İskan Kanunu
- 2942 Sayılı Kamulaştırma Kanunu
- 3402 Sayılı Kadastro Kanunu
- 6831 Sayılı Orman Kanunu
- 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu
- 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
- 6362 Sayılı Sermaye Piyasası Kanunu
- 5411 Sayılı Bankacılık Kanunu
- 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
- 5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
- 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu
- 6331 Sayılı İş Sağlığı Ve Güvenliği Kanunu
- 4857 Sayılı İş Kanunu
- 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu
- Bankaların Değerleme Hizmeti Almaları ve Bankalara Değerleme Hizmeti Verecek Kuruluşların Yetkilendirilmesi ve Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik
- Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
- İş Yeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik
- Bu kanunlar ve yönetmelikler kapsamında yürürlükte olan diğer düzenlemeler
4. KAYIT ORTAMLARI
MÜLK DEĞERLEME tarafından işlenen kişisel veriler aşağıdaki fiziksel ortamlarda muhafaza edilmektedir.
- Kişisel bilgisayarlar
- Mobil cihazlar
- Manyetik ve optik kayıt ortamları
- Taşınabilir bellekler
- Sunucular
- Yazılımlar
- Bilgi güvenliği cihaz ve yazılımları
- Ses ve görüntü kaydedici cihaz ve yazılımlar
- Belge üretim, kopyalama cihazları
- Yazılı, basılı, görsel materyaller
5. VERİLERİN SAKLANMA VE İMHA SÜRELERİ KİŞİSEL
MÜLK DEĞERLEME tarafından elde edilen kişisel veriler, aşağıdaki tabloda belirtilen yasal süreler çerçevesinde saklanmakta ve muhafaza edilmektedir.
| SÜREÇ | SAKLAMA SÜRESİ | İMHA SÜRESİ |
|---|---|---|
| Kimlik (Ad soyad, Anne - baba adı, Anne kızlık soyadı, Doğum tarihi, Doğum yeri, Medeni hali, Nüfus cüzdanı seri sıra no, TC kimlik no vb.) | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İletişim (Adres no, E-posta adresi, İletişim adresi, Kayıtlı elektronik posta adresi (KEP), Telefon no vb.) | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Lokasyon (Bulunduğu yerin konum bilgileri) | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Özlük (Bordro bilgileri, Disiplin soruşturması, İşe giriş belgesi kayıtları, Mal bildirimi bilgileri, Özgeçmiş bilgileri, Performans değerlendirme raporları vb.) | Sözleşmenin sona ermesine müteakiben 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Hukuki İşlem (Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, Dava dosyasındaki bilgiler vb.) | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Finans (Bilanço bilgileri, Finansal performans bilgileri, Kredi ve risk bilgileri, Malvarlığı bilgileri vb.) | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Mesleki Deneyim (Diploma bilgileri, Gidilen kurslar, Meslek içi eğitim bilgileri, Sertifikalar, Transkript bilgileri vb.) | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Görsel ve İşitsel Kayıtlar (Görsel ve İşitsel kayıtlar vb.) | 2 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Belge ve Form İlişiğinde Sunulan Fotoğraflar (Vesikalık fotoğraf vb.) | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Sağlık Bilgileri (Engellilik durumuna ait bilgiler, Kan grubu bilgisi, Kişisel sağlık bilgileri, Kullanılan cihaz ve protez bilgileri vb.) | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri (Ceza mahkûmiyetine ilişkin bilgiler, Güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler vb.) | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Biyometrik Veri (Avuç içi bilgileri, parmak izi bilgileri, retina taraması bilgileri, yüz tanıma bilgileri vb.) | İş akdi bittikten sonra 2 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
6. PERİYODİK İMHA SÜRESİ
MÜLK DEĞERLEME, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
7. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ
MÜLK DEĞERLEME tarafından işlenen kişisel veriler;
- İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
- İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
- Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
- Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun şirket tarafından kabul edilmesi,
- Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
Koşulları gerçekleştiğinde, MÜLK DEĞERLEME tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
8. VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN ÖNLEMLER
MÜLK DEĞERLEME kişisel verilerin korunması için aşağıda belirtilen teknik ve idari önlemleri almaktadır. Teknik ve idari önlemlerle ilgili sorunlar ilgili birimlere acil olarak bildirilmektedir.
8.1. İDARİ ÖNLEMLER
Kişisel veri güvenliğini temin etmek için MÜLK DEĞERLEME tarafından alınan idari önlemler:
- Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
- Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
- Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
- Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
- Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
- İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
- Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
- Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
- Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
- Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
- Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
- Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
- Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
- Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
- Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
- Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
8.2. TEKNİK ÖNLEMLER
MÜLK DEĞERLEME tarafından, işlenen kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik önlemler aşağıda sıralanmıştır
- Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır
- Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
- Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
- Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
- Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
- Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
- Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
- Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
- Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
- Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
- Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.
- Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
- Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
- Şifreleme yapılmaktadır.
- Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
- Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
9. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ VE İMHASI
Elektronik ortamda kayıtlı olan kişisel veriler, saklanmasını gerektiren süre sona erdiğinde ilgili kullanıcılar için hiç bir suretle erişilemez ve kullanılamaz hale getirilir. Fiziksel ortamlarda kayıtlı olan kişisel veriler, saklanmasını gerektiren süre sona erdiğinde kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
10. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI
Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce POLİTİKA kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması ve denetimi konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verirler.
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerindeki görev dağılımı aşağıdaki tabloda yer almaktadır.
| UNVAN | BİRİM | GÖREV TANIMI |
|---|---|---|
| Genel Müdür | Genel Yönetim, İdari ve Mali İşler | Çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur. Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur |
| Operasyon Görevlisi | İnsan Kaynakları ve Operasyon | Politika’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur |
| Muhasebe ve Arşiv, Personel İşlemleri, Müşteri İlişkileri, Pazarlama ve Tanıtım, İnsan Kaynakları ve Operasyon, | Diğer Birimler | Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur. |
11. DİĞER HUSUSLAR
- POLİTİKA, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, İnternet sayfasında kamuya açıklanır.
- KVKK ve ilgili mevzuat hükümleri ile işbu POLİTİKA arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
- POLİTİKA metninde güncelleme yapılması durumunda, yeni POLİTİKA belgesi aynı yöntemlerle ilan edilerek yürürlüğe girer.